見直し効果を短時間で実感!「オフィスの引き出しの整理整頓」から業務改善を始めよう

村橋りえ

社長の皆さん!皆さんの会社では
「残業時間を減らそう」「業務を効率化しよう」「生産性を上げよう」と言っていませんか?
そのための課題の洗い出しや役割分担など、見直しの実行前に時間がかかっていませんか?
いざ業務改善に取組んだとしても、その効果が実感できずお困りではありませんか?

オフィスの整理整頓などの5S活動では、短時間で「業務改善効果」を実感することができます。その理由を事例やエピソードを交えながらオフィスの5S専門家がお伝えします。

1.最短5分!整理整頓は個人デスクの引出しから

オフィスの整理整頓は、個人のモノから。
まずは、デスクの文房具用引き出しなど「狭い場所」がおススメです。
そして、その場所のモノを全部出します。

①毎日使っているモノ
②たまに使っているモノ
③1年以上使っていないモノ
に分けて、①②を引き出しに戻します。
③は手放すか、まだ使える文房具であれば、他の社員に使ってもらえるようにしましょう。

step1:整理整頓する狭い範囲を決める

step2:全部出す

step3:使用頻度で分ける

step4:1年以上使っていないモノを除き、戻す(毎日使うモノは引き出しの手前に)

オフィスの5Sセミナーのワークで取り組んでいただくことがありますが、早い方だと5分で完了してしまいます。
この作業、何かに似ていると思いませんか?

そうです、業務改善をするときに行う
課題の洗い出し → 優先順位付け → 実行 のプロセスです。

2.引き出しの整理整頓の直後に気付く「改善の効果」

引出しや個人のスペース整理は、社員全員に必ずやっていただきます。
すると、

「ずっと使っていないモノが沢山あった」
「同じものを沢山持っていた」
「引き出しの中にあるのを忘れていた」
と、沢山の気付きをお聞きします。

そして、数日経過すると  日々の
☑引出しから探す
☑同じ文房具を買う
という無駄が省け、たった5分の整理整頓が日々の業務を見直すことに自動的につながると、実感したという感想を、よくいただきます。

今まで当たり前だった引き出しの状態を、全部出して、分けて、使っているモノだけ戻す。
たったそれだけですが、中には
引き出しを整理して仕事の取り組み方自体が変わりました。やるべきことを全部出して、優先順位をつける。という作業を日々実行するようになりました。」
という方も。

3.それまでの当たり前を見直せるようになる

日々担当している業務は、デスクの少し散らかった引き出し同様に「当たり前」の風景で、見直しが必要という考えに至らない場合も。
会社から「残業時間を減らそう」「業務を効率化しよう」「生産性を上げよう」と言われても、当たり前に行っている業務のどこをどうすれば良いか分からないことのほうが多いのではないでしょうか。

整理整頓に正しく取り組めば、必ず「業務が効率化」されます。
まずは社員全員で狭い範囲の整理整頓に取り組むことで、見直すことの効果を実感。その後に、無駄な業務の見直しをするほうが、社員の皆さん自ら考えて行動しやすくなります。
年末の大掃除でぜひ取り組んで、改善の効果を実感してみて下さいね。

社内だけでは、実行できるかどうか不安といいう方は、こちらから無料メール相談をお受けしています。具体的なお困りごとをメールでお寄せ下さい。
オフィスの5Sセミナーでは、グループディスカッションを通じて整理整頓を自分事としてとらえるとともに、セミナー終了後に実行内容などの報告に対してアドバイスも行っています。
また、公式LINEアカウントにご登録いただくと、20問の質問にイエス/ノーで答えるだけで、職場の生産性の特徴がわかるオフィス環境無料ウェブ診断をプレゼントしています。
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この記事を書いた人

村橋りえ

GLAN代表

片づけを通じた職場環境改善の専門家。
1995年津田塾大学卒業後、ヤマト運輸㈱入社。23年間の在籍中には総務・人事を中心とした管理業務やオフィスの5S(美化活動)を担当。2018年同社を退社。2019年起業し、整理収納サービスの提供を開始。記憶に残り次の行動につながるワーク主体のセミナーが好評。
長崎県島原市出身、一児の母。