オフィスの5Sで生産性が向上し、自立した社員が育成できた事例

村橋りえ

社長さん!製造現場と違い、事務の生産性向上は何から始めたらよいかお困りではありませんか?
また、若手社員がリーダーになりたがらず、お困りではありませんか?

本日ご紹介するのは、都内にある社員20名の企業のコンサル事例です。
社長のお悩みはズバリ「生産性向上」と「リーダー育成」でした。
5Sで、生産性が向上し、自立した社員が育った事例を、オフィスの5S専門家がご紹介します。

リーダーシップのとり方がわからないリーダー

私が5Sのご支援することになった都内企業にお勤めの20代Aさん。
社員全員参加の5S集合研修で初めてお会いしました。
Aさんを含め5Sリーダーは全員若手の合計4名。

研修中、Aさんはお世辞にも 積極的に意見を出しているとも、
チームメンバーをまとめ上げているとも言い難く、
正直今後の5S活動が進められるか心配でした。

そして予想通り、Aさんのチームの5S活動は滞り
毎週の進捗報告書には
「業務繁忙で整理整頓ができない」
「チームメンバーと整理整頓作業日程を調整できない」

と、出来ない理由が記入されるようになっていました。

 

 

活動が進まないという課題の解決策を発見

2回目は、Aさんのチーム5名とオンラインミーティング。
チームの5S活動の目的は「生産性の向上」でしたので

  • 探し物に時間がかかるのはどういうときか
  • ミスが発生するのはいつか
  • 普段どんなミスが起きやすいか
  • 使うとき「取り出しにくい」と思うのはどんなものか

など質問を投げかけ、チーム全員に普段の行動を思い出していただくことに。

「納品物の送り状に注文した部署名が書いていないことが多いから、
倉庫内のどこに置くか迷う。」

「備品の引出しが深すぎて、下の方に何が入っているか分かりにくい」

「資材を2重発注することがある」

「どんな資材がどれくらい在庫されているか、分からない」

「ここ1年以上使っていない資材があるが、高かったので廃棄できない」

などなど、普段何気なく見過ごしていた「問題」が次々と。
そこで次の1カ月間、どの問題を解決するかを話し合っていただきました。

5S活動に取り組む難しさを実感していたAさんは、

  • どの場所を
  • 誰が
  • いつ

整理整頓するかを、決めていました。

 

そして、具体的な取り組み内容と、担当者・スケジュールが決まっている計画は
きちんと実行され、報告書として毎週写真付きで私のもとに送られてきます。

最初の月の「できなかった理由が羅列してある」報告書とは大違いでした。

 

仕事の生産性が向上し、自律したリーダーに

3度目にお会いした時のAさんは、頼もしい表情でした。
チームメンバーが問題だと思っていることについて、
どうすれば良いかの「対策」を考え、実行できたから。

一つ一つの対策は、例えば「資材を発注したら、ホワイトボードに記入する」
など小さな改善策。
でも、それを実行できたことが、自信につながったのだと思います。

 

オフィス内の整理整頓は、ただ見た目をスッキリ・美しくするだけでなく、
社員一人一人が見過ごしている問題を物凄いスピードで解決し、
ムダやミスがなくなることで生産性が向上します。

加えて、その過程で自ら課題解決ができる社員を育てることもできるのです。

事務の生産性を向上させたい、若手社員に自立してほしいというお悩みの方は、
ぜひオフィスの整理整頓を通じて小さな改善を積み重ねる経験をする機会を作ってくださいね。

社内のメンバーだけではオフィスの5Sを続けられないという場合には、
お気軽にGLANにご相談ください。

 


 

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この記事を書いた人

村橋りえ

GLAN代表

片づけを通じた職場環境改善の専門家。
1995年津田塾大学卒業後、ヤマト運輸㈱入社。23年間の在籍中には総務・人事を中心とした管理業務やオフィスの5S(美化活動)を担当。2018年同社を退社。2019年起業し、整理収納サービスの提供を開始。記憶に残り次の行動につながるワーク主体のセミナーが好評。
長崎県島原市出身、一児の母。