サービス業でもできる「テレワークの始め方」事例紹介
新型コロナウイルス感染症へのBCP対策で急速に注目を集めた「テレワーク」。しかし、倉庫業・物流業・清掃業や、医療・美容関係などテレワークが難しい業種も沢山あり、感染者数の増加を見るたびにお困りではないでしょうか。
オフィスの５S専門家が、サービス業のテレワーク移行事例についてお伝えします。
サービス業の事例 清掃業
- 東京都内に本社を構える社員20名の企業
- 営業や外勤の社員が多く、これまでテレワークとは無縁
- 課題は、本社オフィスから各現場への移動時間が長いことでした。
テレワークに取り組むきっかけ
今年4月の緊急事態宣言を受け、営業や外勤の社員は直行直帰を基本とする。と方針を決められたのがきっかけです。
営業や外勤の社員さんには、その時点で会社スマホをお持ちでした。
テレワークというと在宅勤務のみと思われがちですが、他に「モバイルワーク」や「サテライトオフィス勤務」の二つがあります。詳しくは日本テレワーク協会さんのこちらのページをご覧くださいね。
この企業では現場へ直行直帰して、事務作業はスマホでモバイルワークする（移動中など）と想定されてました。
直行直帰ができない、モバイルワークに必要なこと
会社やお客様とはスマホで連絡が取れますが、「オフィスにある倉庫の資材在庫が外出先から確認できない」ため、直帰できず本社オフィスに寄らなければならないと、あるチームが気付きました。
清掃作業に必要な資材を
①本社にある倉庫から現場へ納品
②メーカーへ発注して、メーカーから現場へ直納
の2パターンあり、①は本社で目視で在庫確認、本社から現場へ発送しなければなりません。
そこで、チームメンバー4名で話し合い、発送作業は仕方ないけれども、在庫管理はデジタル化すればモバイルで確認できる。会社から支給されているスマホに「資材の在庫管理アプリ」を入れてどこででも在庫が確認できるようにしよう！ということになりました。
こちらのお客様が採用されたのはこの在庫管理アプリ「Tana」です。使い方が分かりやすく簡単で、イニシャルコストゼロ、メンバー人数によって月額が決まります。小規模事業者にはありがたい機能と料金ですね。
在庫管理アプリを使った結果
最初の商品登録は時間がかかったようですが、チームメンバーで手分けして行い、在庫数登録などスムーズにできているそうです。
とにかく「現場から在庫が確認できる」というのが、彼らにとっての最大のメリット。
半年以上経過した今でも、アプリでの在庫管理と、直行直帰を続けていらっしゃいます。
テレワーク（ここではモバイルワーク）を可能にした３つのポイント
上記の事例のように、小規模事業者であったり テレワークが難しいサービス業であっても、一部をテレワークにすることは十分可能です。以下でポイントを３つに絞ってお伝えします。
ポイント１：方針を決め、同時に決裁基準も示す
事例の場合は、3密を避けるため外勤社員は「直行直帰を基本とする」そのために、支給済みのスマホを活用する。という方針を決められました。スマホにインストールするアプリは、部署内で使いやすいアプリを決定して良いとされていました。
ポイント２：社員自らが困っていることを具体化する
事例の場合は、在庫管理を外出先からでも可能にしたい！というお困り。
お困りごとは、事業内容や業種によって違いますので、何に困っているのかを明らかにする必要があります。
例えば
・今チームメンバーが何をやっているか分からない場合→カレンダーアプリで予定を共有
・情報共有のための夕礼ができない。できれば電話やチャットではなく、顔を見て話したい→ビデオ会議ツールを使う
と、困りごとによって解決策が違います。
流行りのツールを導入しただけでは、残念ながらテレワークを続けることは難しくなります。
ポイント３：既に５S活動を始めていた
事例の場合、たまたま緊急事態宣言の1カ月前から私が５S活動支援を始めていました。
倉庫のどこに何がどれくらいあるのかを、すでに把握されていましたので、それをデジタルに移行するだけで良かったのです。
アナログの整理ができていない場合には、デジタル化する前に「書類」や「資材」などの現物を整理するのが第一ステップになります。
全てをテレワークすることは難しいですが、サービス業でも
・今のままでテレワークできる業務
・今のままでは実施できないけれども、デジタルに移行すればできる業務
があるはずです。
BCP対策や、働き方改革の手段として「テレワーク」はますます浸透することが予想されます。
まずは、アナログの整理（５S活動）から始めてみませんか？
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