忙しい社員も協力してくれる!年内にできる簡単ファイルサーバーのデータ整理方法

村橋りえ

総務のみなさん!「ファイルサーバー内のデータを整理しましょう」と社内に呼びかけても、「忙しいから」「時間がないから」「削除するデータが分からないから」などと なかなか協力してもらえず、お困りではありませんか?
そして、総務チーム内のフォルダ整理も、忙しくて後回しになっていませんか?

小さな改革で大きな成果が望めるフォルダ分類方法を、オフィスの5S専門家がご紹介します。誰でも短時間で取り組める内容ですので、新しい年を迎える前に ぜひ実践してみて下さいね。

一気に全てのフォルダを整理する必要はありません

データの片付けはモノの片付け同様 一気に取り組んでも、間違って捨ててしまったり、最後まで終わらなかったりと、あまりメリットがないもの。急がば回れ、探しやすく見た目もスッキリしたフォルダ分類にするのなら、少しずつ整理しましょう。

最初に取り組むべきは「今使っているデータ」を「出し入れしやすいフォルダ」に保存すること。

IT機器やオフィス用品を販売している大塚商会が行なった調査によると、ビジネスパーソンは勤務中の探し物に年間150時間も費やしているそうです。その大半を占めるのがデータ探し。その時間の短縮を、最初の目標とするのがおススメです。

大量にある写真や過去データのほうが気になるかもしれませんが、今のデータがキレイになったあとに整理しましょう。

また、なぜファイルサーバー内がグチャグチャになってしまうのかは、こちらで原因と対策を詳しく解説しています。

Step1:「今使っていないフォルダ」の活用

できればチーム全員が一緒に作業できる時間を最低30分確保します。

 

そして、上の写真のような「今使っていないフォルダ」を階層の一番上に作ります。

共有フォルダのデータを 「今使っている/使っていない」 で分類し、今使っていないデータは「今使っていないフォルダ」に保存、必要に応じて後日整理します。

「ナレムコの統計」と言われる米国記録学会が行った調査によると、保存文書は、半年経過すると使用頻度は10%程度となり、1年経過すると1%以下しか使用されないそうです。そのため、大半のデータは「今使っていない」フォルダに入りっぱなしの確立が高いと思います。

更新日時が古い物は、迷わず「今使っていないフォルダ」に移動させましょう。

Step2:チームの業務の大分類・中分類を話し合い、フォルダ作成

次にStep1で分類した「今使っているデータ」の保存先を決めていきましょう。
チーム業務の大分類・中分類を、ホワイトボードや付箋を使って話し合います。
いつも使っている言葉や、経営計画の方針など、そのままフォルダ名にした時にメンバーが分類に迷わない名称を話し合います。

下は私が実際に行っていたチーム共有フォルダのツリー図を再現したものです。


フォルダの追加や削除、名前の修正など簡単にできますので
ここでは完璧を目指さず、今使っているデータの保存先フォルダがあれば一旦完成です!

Step3:今使っているデータをStep2で分類したフォルダに保存

最後に、今使っているデータをフォルダに保存したら完了!
オンラインミーティングでフォルダの画面を共有しながら、メンバー一緒に作業することもできますね。

大切なのは、これでオシマイではなく、使いにくいところ(分類に悩むところ)や、使い勝手が良くなったところを定期的にメンバーと確認し合い、改善を続けることです。
そうすれば、みんなが続けられるルールが自然と決まってきますよ。

ご紹介した方法は、過去の膨大なデータを一気に整理するのではなく、現在進行形中の業務データを整理するだけですので短時間で完了すること間違いなし。「忙しくてデータ整理する時間がない」という社員の方も協力しやすいです。しかも、今の仕事に関連するデータが探しやすくなるため、探すムダ時間が減り 業務効率が向上します。
年末の大掃除の時期に、データの整理にもぜひ取り組んで、スッキリフォルダで新年を迎えてみませんか?

 

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参考文献:
基礎から学ぶ トータルファイリング・システム 日本経営協会
文書管理と情報技術BASIC 日本経営協会
もう探さないデータのスマート整理術 日本能率協会マネジメントセンター

この記事を書いた人

村橋りえ

GLAN代表

片づけを通じた職場環境改善の専門家。
1995年津田塾大学卒業後、ヤマト運輸㈱入社。23年間の在籍中には総務・人事を中心とした管理業務やオフィスの5S(美化活動)を担当。2018年同社を退社。2019年起業し、整理収納サービスの提供を開始。記憶に残り次の行動につながるワーク主体のセミナーが好評。
長崎県島原市出身、一児の母。