ファイルサーバー内のデータがグチャグチャになってしまう3大原因とその対策

村橋りえ

✔ファイルサーバーの中かから必要なデータを見つけるのに時間がかかる
✔どのデータを削除して良いのか分からず、すぐに容量不足になる
✔ファイルサーバーを整理しなければと思いつつ、つい後回しになってしまう

というお悩みはありませんか?

オフィスの5S専門家が、データ整理ができない3大原因と対策についてお伝えします。
ご紹介する対策は全て「運用面の改善」ですので大きな投資は不要です。今年の年末大掃除から取り組んでみませんか?

原因その1:フォルダを細かく分類しすぎている

書類と違うデジタルデータのメリットの一つは「キーワード検索」ができることです。
そのデータを保存するフォルダを細かく分類しても分類に時間がかかるだけで、利便性は向上しません。大雑把でもよいので、チームメンバーがファイルを保存するときに迷わない、フォルダ分けを検討しましょう。

対策1-1:「会社(組織)」毎に分類する
他の会社や他の部門とのやり取りが多い仕事をしている方にオススメの分類方法です。フォルダ内を更新日時でソートすれば、最新ファイルを簡単に探せます。

対策1-2:「時系列」で分類する
毎年その年度用のフォルダを作成する方法です。新しいファイルと古いファイルが一目で区別できます。

対策1-3:フォルダ階層はなるべく3階層までにとどめる
フォルダ階層が深くなると、目的のファイルを開くために何度もクリックするため、非効率的です。また、深い階層にあるファイルはどうしても存在を忘れがちになってしまいます。
特に使用頻度が高いファイルは、アクセスしやすい浅い階層のフォルダに置くか、デスクトップにショートカットを貼るなどして 効率化しましょう。

忙しい社員にも協力してもらえるフォルダ整理方法については
こちらで詳しくご説明しています。

原因その2:年に一度もしくは容量不足の時だけ見直している

この原因もお客様からよく聞きます。定期的に見直さなければと思いつつ、なかなか定期的に実行するのは難しいですよね。
ここでは、私が実際に行っていた内容をお伝えしますね。

対策2-1:ファイルサーバーの使用状況を毎月ルーティンで共有する
3つの課で同じファイルサーバーを使っていましたので、

全体容量÷4=部共通フォルダ容量+3つの課の容量
としました。

コツは、部共通フォルダを作ることです。
書類の送付状などのフォーマットや、住所録や備品管理録などの保存場所を準備することにより
情報共有と作業の重複を防ぐことができます。

3つの課の使用容量は、毎月確認して部内メンバーにメールで通知していました。
この作業は、3ヶ月目から派遣社員さんにお願いして、必ず実施されるルーティン作業に。
容量オーバーの場合には、不要ファイルを削除するように各課長へ直接お願いていましたが、実際にお願いしたのは3年で1~2回のみだったと記憶しています。

みなさんの職場でも、容量の割り振りや 共通フォルダへ保存するファイル、毎月の容量確認をどうやって行うかなど、話し合ってぜひ実施してみてくださいね。

原因その3:文書管理基準がない(あっても周知されていない)

ファイルサーバー内がグチャグチになる原因の3つ目は、管理基準に「いつまで保存しておくかのルール」がないことです。

年に一度、
「ファイルサーバーの不必要なデータを削除してください!」
と総務さんから言われても
「どのデータを削除していいのか分からない」
とお思いになる社員さんが多いことも事実です。

対策3-1:文書管理基準を作成
書類形式とデータ形式に分け、会社としてどの情報をいつまで保存すべきかというルールを明文化していきましょう。
まずは、今現在あるルールを書き出します。
法定保存年限を守れているか、他に会社として保存すべきものがないかどうかは
顧問の税理士、会計士、弁護士の方々に確認しましょう。
その後、法定ではないけれども会社として保存すべき情報を決めていきます。
ファイルサーバー内のデータもこの管理基準を守りましょう。

しかし、データの保存期限が文書管理基準に規定される場合は稀だと思います。
ですから、2で決めたファイル容量とご自身やチームの業務内容を照らし合わせ、チームで保存年限の基準を決めると判断に迷いません。
一般的にオフィスで使用する文章は「今期と前期」の2期分と言われていますので、2年を基準にするのもいいですよ。

文書管理基準作成の詳しい事例は、文書の保存期間や廃棄のルール「文書管理基準(マニュアル)」の作り方事例からお読みください。

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探すのに時間がかかるから、とにかくどうにかしたいという場合は、原因1の対策を、
すぐに容量不足になるという場合には、原因2と3の対策をご検討ください。

対策をするべきと分かってはいても、社内のメンバーだけで進めるのが難しいなと思われる総務ご担当者様は、こちらから無料メール相談をお受けしています。具体的なお困りごとをメールでお寄せ下さい。
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この記事を書いた人

村橋りえ

GLAN代表

片づけを通じた職場環境改善の専門家。
1995年津田塾大学卒業後、ヤマト運輸㈱入社。23年間の在籍中には総務・人事を中心とした管理業務やオフィスの5S(美化活動)を担当。2018年同社を退社。2019年起業し、整理収納サービスの提供を開始。記憶に残り次の行動につながるワーク主体のセミナーが好評。
長崎県島原市出身、一児の母。